às março 20, 2023

Conheça o ciclo PDCA

M.CULT.BOX março 20, 2023 Adicionar um comentário

Conheça o ciclo PDCA, uma metodologia que proporciona melhora contínua de processos por meio de planejamento e medição de resultados.

Você já deve saber que, quando se trata de ajudar a aprimorar sua gestão, nós não medimos esforço. E isso significa sempre trazer conteúdo relevante, seja compartilhando ferramentas de gestão, refletindo sobre questões da gestão por competências, ou mostrando porque é importante aprimorar a gerência de TI. Agora, vamos abordar uma metodologia de gestão que pode ser super efetiva para você melhorar processos: o ciclo PDCA.

Mais uma sigla? O que quer dizer?

É que siglas sempre facilitam as coisas. Principalmente neste caso, em que PDCA quer dizer, em inglês, PLAN–DO–CHECK–ACT, ou também PLAN-DO-CHECK-ADJUST, que significam Planejar-Fazer-Verificar-Agir, ou Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar. Vai, confessa, é bem mais fácil dizer “vamos implantar o PDCA” do que “vamos implantar o Plan Do Check Act/Plan Do…”, não?!

Trata-se de uma metodologia. Uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos, e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.

Também chamado de ciclo de Shewart ou ciclo de Deming, o modelo se tornou famoso nos anos cinquenta graças a este segundo – o estatístico e professor americano William Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos. Há quem também atribua a criação ao primeiro, o engenheiro Walter Shewart.

Como utilizo o PDCA em minha empresa?

Antes de tudo, é importante entender que se trata de um ciclo. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e recorrentes, sem que tenham um fim determinado.

E o ciclo respeita a ordem proposta pela sigla. Ou seja, tudo começa com o P, o Planejamento, momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as. Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado, ou checado (C); é o momento em que as ações são avaliadas, e cuja avaliação aplicará uma ação ou um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.

Agora vamos olhar de mais perto para cada uma dessas etapas:

1 – PLAN (PLANEJAR) – Neste primeiro passo para a aplicação, você deve elaborar um plano. Deve desenvolver, com base nas diretrizes e políticas da sua empresa, uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.

A partir disso, deve levar em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. E deve também montar a equipe, escolhendo os profissionais que liderarão os processos.

Como ocorre em qualquer planejamento, a boa e cuidadosa elaboração desta etapa evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo PDCA.

2 – DO (FAZER) – O planejamento está pronto e bem detalhado? Hora de colocá-lo em prática. Hora de arregaçar as mangas e tocar a execução do plano, que consiste também em treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. Esta é a etapa mais importante do ciclo e deve ser acompanhada bem de perto para que em nenhum momento se desvie do que foi planejado.

3 – CHECK (VERIFICAR) – O terceiro passo é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Esta etapa pode se desenvolver tanto ao mesmo tempo em que o plano quando é elaborado – quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida – quanto após a execução, quando são feitas as análises estatísticas dos dados e a verificação de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.

4 – ACT ou Adjust (AGIR, CORRIGIR) – É a última fase. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que, as práticas e os processos se aprimorem continuamente.

Certo. Mas por que o PDCA é tão importante assim?

Porque a metodologia é uma tradução precisa daquela máxima segundo a qual a “prática leva à perfeição”. Somente após a retomada de processos você conseguirá identificar e corrigir falhas, aprimorando-os continuamente.

E ele também prioriza a medição – e você já deve ter percebido que medir é uma atividade fundamental para a sua gestão. Afinal, como você poderá saber se sua oferta hoje é melhor do que a de ontem? Como descobrir se os seus produtos ou serviços estão de fato agradando aos clientes, sem ter dados concretos para isso? Como bem afirma Peter Drucker, o papa da administração, “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”.

Algum exemplo de aplicação prática?

Claro. A título de exercício, imagine que você precise promover um treinamento contra incêndio.

Pegue uma folha e a divida em quatro partes, cada uma relativa a uma atividade do ciclo. E coloque, em cada parte, atividades correspondentes ao projeto. Por exemplo: “preparar cronograma de treinamentos”, no P; “realizar atividades treinamento de combate em incêndio”, no D; “verificar se os funcionários entenderam os procedimentos” e “medir avanços físicos do projeto”, no C; e “corrigir procedimentos de emergência”, ou “contratar mais gente”, no A.

Enfim, este é apenas um exemplo de como a metodologia do PDCA pode contribuir para você melhorar processos e produtos de forma contínua na sua gestão.

Por que o PDCA é tão importante assim? Por que usar?

Utilizar o Ciclo PDCA é importante porque auxilia na identificação de problemas nos processos e repara a causa dessas falhas de forma rápida e precisa, além disso esse método ajuda na tomada de decisões nas empresas. Outra vantagem é que essa metodologia pode ser aplicada em qualquer processo organizacional.

Ajuda também na padronização para que todas as etapas sejam seguidas pelos colaboradores para executar com eficiência os processos por completo. Auxilia também no alcance de metas, no engajamento com o time e traz resultados positivos para a companhia.

Por ser cíclico, permite retomar o processo novamente. É possível ter um aprimoramento contínuo dos processos e descobrir se o seu produto ou serviço tem deixado os clientes satisfeitos. Pode ser utilizado também para implementar novas ideias e ser desdobrados em todos os níveis da companhia.