Como usar o PDCA na sua empresa?

Conforme apresentado, o ciclo PDCA possui quatro etapas a serem seguidas para que sua implementação seja efetiva.

São elas:

1. Planeje seu projeto

O planejamento do projeto é a base para melhorar os resultados de qualquer organização. É com base nele que todos os passos a seguir serão definidos.

Portanto, caso ele não seja realizado de forma correta e sem fazer as perguntas certas, mais a frente será perceptível que as soluções encontradas não serão eficazes para a solução do problema.

Ele se baseia em quatro fases, que seguem a seguinte ordem:

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1. Identificação do problema

2. Análise do fenômeno

3. Análise do processo

4. Plano de ação

2. Parta para a Execução (mãos a obra)

Com o plano de ação em mãos, já podemos partir para a fase em que resultados são gerados e tudo entra em funcionamento!

Para que isso aconteça de forma efetiva, o primeiro passo a ser tomado é o de divulgação do plano de ação para todos os colaboradores que participam de forma efetiva do processo, de forma que exista um alinhamento entre as áreas.

Além disso, deve-se realizar treinamentos para garantir que a implantação seja bem feita.

Algumas dicas são:

·         Programe bem os treinamentos para que todos os participantes necessários consigam participar;

·         Distribua as tarefas da execução de forma clara;

·         Registre todos os resultados obtidos, positivos ou negativos;

·         Acompanhe os colaboradores responsáveis pela execução e ouça suas opiniões.

3. Verifique se está tudo OK

No check, terceira etapa do PDCA, deve-se realizar a verificação de todos os resultados obtidos durante a execução, de forma a analisar se as modificações estão sendo realizadas de forma coerente.

É importante:

·         Verificar todos os resultados obtidos, de forma que nada os mascare e atrapalhe as análises;

·         Comparar os resultados obtidos com os anteriores;

·         Certificar-se que todas as ações foram implementadas.

4. Hora de Agir

Todas as ações foram validadas? Ótimo.

Isso significa que os processos que apresentaram bons resultados devem ser padronizados, e os que ainda não obtiveram sucesso precisam retornar ao ciclo novamente.

Como o próprio nome diz, o PDCA funciona como um ciclo de melhoria, então sempre vão haver problemas a serem solucionados que devem ser explorados.

Desenvolva ações corretivas para esses pontos encontrados, e siga o ciclo.

Quais são os erros mais comuns na aplicação do PDCA?

O PDCA é uma ferramenta que exige muita dedicação, e quando isso não ocorre durante as fases, vários erros podem ser gerados e devem ser evitados, como:

– Falta de fundamentação para os problemas encontrados;
– Análise incompleta do cenário atual da organização;
– Realização de registros incompletos;
– Falta de treinamento aos funcionários;
– Tomada de medidas sem precisão;
– Padronização incorreta.

Quais os cuidados a serem tomados para que os erros não ocorram?

– Dedique-se bastante a fase de planejamento, ela é a base do gerenciamento para a melhoria dos resultados da sua empresa;

– Só passe para a fase 2 (DO – FAZER) depois que todos os detalhes do planejamento estiverem certificados;

– Caso ocorram muitas repetições na fase de agir, identifique os problemas que os estão causando, retorne para a fase 1 e refaça todo o planejamento;

– Evite pular fases ou não se dedicar plenamente em cada uma das etapas.

Conclusão

O ciclo PDCA é uma das ferramentas clássicas da administração, porém sua eficácia é vista e comprovada até hoje.

Porém, o mal uso dela pode não mostrar todo seu potencial.

Portanto, sempre que estiver com dúvidas, estamos disponíveis para te ajudar com seus problemas operacionais.

Foi pensando nisso que criamos o Plano MDG, um treinamento online completo, com mais de 20 horas de duração que fará você vender mais, se destacar no seu mercado e lucrar de forma previsível, recorrente e sustentável.


E como aplicar isso no seu negócio, independente do tamanho que ele tenha, ou até mesmo se você ainda nem o começou?

O primeiro passo é Definir quem é o seu cliente, suas dores, necessidades, desejos e objeções. A partir daí, o segundo passo é montar sua estratégia de marketing, usando as 8 fases que trouxemos anteriormente.

Já o terceiro passo gerar um sistema automatizado de vendas, que faça a empresa ter uma receita constante sem precisar que o dono esteja diariamente focado nisso.

Com o dono tendo mais tempo disponível, o quarto passo é ele focar no atendimento ao cliente, negociações com fornecedores, novas ideias e produtos e ampliação dos canais de distribuição.

Dessa forma, a empresa vai começando a se diferenciar e se destacar no mercado. O quinto passo é estabelecer seu planejamento de crescimento, que deverá conter todo o plano de curto e médio prazos para que a empresa aumente o faturamento.

Sexto  passo: ter um sistema que forneça dados e informações úteis para o negócio. Afinal, o que dá para ser medido, dá para ser melhorado. Sétimo passo: definir os procedimentos, regras e sistemas que serão usados por cada profissional em cada área da empresa, junto com um treinamento para que novos funcionários aprendam a usar da forma mais fácil possível.

Por fim, o oitavo passo: contratar profissionais chave que vão preparar a empresa para o crescimento.

Ufa! Sim, parece ser muita coisa, mas se você realmente estiver disposto a ter um negócio escalável e que rode sem precisar da sua presença na gestão, você precisa completar toda essa jornada.

Mas tenha certeza que não é tão difícil assim quanto parece, você só precisa de orientação de como chegar lá.


Esse foi o caso da Magazine Luiza, que surgiu na década de 50 em Franca. A loja se notabilizou pelo fantástico atendimento que fornecia aos clientes. Em 1993, a dona, Luiza Helena Trajano criou a primeira Liquidação Fantástica, uma das estratégias de marketing mais copiadas do varejo brasileiro.

Pouco depois promoveu o primeiro "Dia de Ouro" com objetivo de reconhecer e recompensar os clientes mais fiéis da companhia.

Está vendo o padrão? Pesquisa de mercado, estratégia de marketing, atendimento ao cliente...

O mesmo aconteceu com o Boticário, fundado em 1977 por Miguel Krigsner. Ele tinha uma farmácia de manipulação que ficava em uma ladeira. Na época, os clientes detestavam subir e descer a ladeira, então ficavam esperando os manipulados na loja mesmo.

E o que ele fez? Conversou com alguns clientes para entender como agregar mais valor para eles. Taí, uma pesquisa de mercado. A empresa foi crescendo com a estratégia de marketing baseada em "verticalização para trás".

Ou seja, ela passou a deter todo o processo de desenvolvimento dos seus produtos e se destacou por adotar uma estratégia omnichannel, décadas antes disso se tornar a "nova tendência do mercado".

Está vendo como todas elas seguiram esse mesmo padrão? Marketing > Diferenciação > Gestão > Crescimento.