TEMPO DE SOBRA
“Administrar com precisão e arte a agenda é a única forma de fazer o dia
durar 30 horas e ganhar momentos preciosos para o descanso e lazer”.
O tempo é a
matéria-prima da vida. Como vivemos sob as leis de mercado, seu valor deveria
alcançar cifras estratosféricas. Mas não alcança. O problema é tão sério que
passou a integrar a agenda política de países europeus. Para conseguir uma
gestão mais racional do relógio, o parlamento italiano instituiu a Secretária
do Tempo em todas as cidades com mais de 30 mil habitantes. Seu papel é
garantir a flexibilidade de horários em creches e escolas, rodízio de serviços,
comércio e administração pública. Já a Holanda aprovou a lei de Adaptação do
Tempo de Trabalho, em que o empregado tem a possibilidade de escolher a melhor
forma de modular o seu expediente.
No Brasil
existem poucas iniciativas públicas nessa área. E as mulheres seguem tentando
encaixar uma vida de 48 horas em 24. Uma pesquisa da Fundação Perseu Abramo
mostrou que 96 % das representantes do sexo feminino que trabalham fora são
também as principais responsáveis pelas tarefas domésticas. Ainda está para
nascer quem vai inventar a fórmula mágica para esticar o tempo e conseguir o
milagre de multiplicar a paz entre as pessoas e as agendas. Alguns truques, no
entanto, ajudam.
Dois
grandes especialistas no assunto – Fernando Henrique da Silveira Neto,
professor da PUC do Rio e consultor do MVC Instituto de Estratégia e Humanismo,
e Rosa Albade Bernhoeft, da Alba Consultoria de São Paulo, especializada em
gestão do tempo e planejamento de vida – dão dicas de como economizar alguns
minutos em várias situações e fazer uma poupança que pode render boas horas no
final do dia.
1 – ABANDONE OS PENDURICALHOS
No trabalho, faça todos os dias algumas
perguntas fundamentais: estou fazendo o melhor para o momento ou muito mais do
que é necessário? Venho cumprido o essencial ou apenas “enfeitando”? Os penduricalhos que não atendem ao essencial
são esforço inútil e consomem uma quantidade de energia.
2 – EVITE PALAVRAS AO VENTO
Observações negativas ou genéricas nunca resolvem problemas e podem
alongar demais a discussão. Se for criticar, já tenha a solução na manga.
3 – IMPONHA LIMITES AO PERFECCIONISMO
Preocupar-se demais com os
detalhes só para agradar ao chefe pode incomodar. Calcule se o esforço
realmente vai acrescentar algo de afetivo.
4 – DRIBLE E FOFOCA
Mexericos
são a forma mais inglória de jogar seu valioso tempo no cesto de lixo. Para se
livrar do fofoqueiro, pergunte: “Posso dizer que você me contou?” “Por que você
não fala com a pessoa envolvida?” Vai ver como se livrar bem rapidinho desse
ladrão de tempo.
5 – ORDENE OS COMPROMISSOS
Abuse dos
bilhetes autocolantes para lembrar os compromissos. Cumprida a tarefa, jogue-os
fora.
6 – USE A AGENDA
Crie o
hábito de anotar os compromissos na agenda e cumpra o que definir. Pesquisas
provam que investir oito minutos no planejamento do dia seguinte resulta numa
poupança de uma hora durante o dia.
7 – TRACE METAS
Seus
objetivos deverão ser revistos a cada três meses. Verifique também se seu tempo
está sendo bem aproveitado, do ponto de vista das metas estabelecidas.
8 – ORGANIZE O ESCRITÓRIO
Nunca deixe
acumular pilhas de papéis sobre a mesa. Crie um lugar para cada objeto, use
gavetas, fichários, pastas etiquetadas de diversas cores para facilitar a
identificação. Quanto mais rápido achar o que procura, mais tempo vai
economizar.
9 – PARE, OLHE, PENSE
Jamais
tome decisões importantes sem refletir. Conceda-se 30 minutos de silêncio em
sua sala, peça para não ser interrompida e medite sobre qual o melhor caminho a
seguir. Se precisar, pense 24 horas sobre o assunto.
10 – DELEGUE TAREFAS
Não queira
fazer tudo sozinha. Treine seus assistentes para que executem as tarefas como
você desejar. Dê mais autonomia aos funcionários para resolver imprevistos.
Essa dica vale para sua casa também: ensine a empregada a arrumar as malas,
organizar gavetas, anotar recados.
11 – DÊ UM UPGRADE NA MÁQUINA
Computador
pode ser um atraso de vida, ou não. Se perceber que sua máquina está lenta, é
hora de limar dezenas de arquivos velhos e desnecessários. Ou de chamar um
técnico para aumentar a memória. E, ao menor sinal de problema, busque o
suporte. Computador que trava é encrenca e você pode perder muito tempo com
isso.
12 – ANTECIPE O DIA SEGUINTE
Antes de se
deitar, separe o que vai levar para o trabalho no dia seguinte: laptop, agenda,
livro, celular. Às vezes, pela manhã, as situações se complicam e já começa a
perda de importantes minutos. O mesmo vale para as roupas, sapatos e bolsas.
13 – APROVEITE OS INTERVALOS
Enquanto
espera começar a reunião que atrasou ou o cliente chegar, não fique à toa. Leia
relatórios, cheque mensagens, telefonemas e e-mails.
14 – ACEITE A REALIDADE
O dia é
todo seu. A análise do uso do tempo por executivos indica que apenas 60 % do
dia é empregado em atividades programadas. Nos outros 40 %, encaixam-se os
imprevistos. Tenha jogo de cintura para que esses danados não desmontem seu
planejamento.
15 – FOQUE AS RECLAMAÇÕES
As
reivindicações, suas ou de seus subordinados, devem ser objetivas. Não caia na
verborragia genética. Tente fazer perguntas-chave:
. Qual é especificamente a situação que está
causando incômodo ou frustração?
. O que de fato aconteceu? (onde, como, quem, etc.).
. A quem compete resolver a questão?
16 – CONTROLE AS REUNIÕES
É comum
ouvirem as pessoas comentarem que passaram que passaram horas em reuniões sem
que chegasse a lugar algum. Para torná-las produtivas:
. Predetermine o tempo de duração e respeite-o.
. Faça uma síntese, por exemplo: “Estamos aqui
para...” ou “Falta um último assunto...”.
Relembre o que quer como produto final da reunião.
. Pontue: “Vamos usar os próximos cinco minutos
para...”.
17 – CRIE HÁBITOS
Solucione
pequenos contratempos com ações objetivas. Por exemplo, se você costuma perder
cinco minutos procurando a chave do carro antes de sair, mecanize a ação.
Pendure um porta-chaves atrás da porta e a mantenha sempre no mesmo lugar.
18 – TERMINE O QUE COMEÇAR
O que fica
inacabado consome tempo. Quando voltar à tarefa, terá de retomar todo o
raciocínio, além do que o assunto vai martelar a sua memória enquanto não estiver
finalizado. Portanto, evite deixar trabalho pela metade.
19 – VIVA MELHOR
Comenta-se
que tempo é dinheiro. Mas tempo é saúde, alegria e bem estar. A equação de
salvar tempo só tem valor se o resultado for mais qualidade de vida.
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