“Administrar com precisão e arte a agenda é a única forma de fazer o dia durar 30 horas e ganhar momentos preciosos para o descanso e lazer”.

   O tempo é a matéria-prima da vida. Como vivemos sob as leis de mercado, seu valor deveria alcançar cifras estratosféricas. Mas não alcança. O problema é tão sério que passou a integrar a agenda política de países europeus. Para conseguir uma gestão mais racional do relógio, o parlamento italiano instituiu a Secretária do Tempo em todas as cidades com mais de 30 mil habitantes. Seu papel é garantir a flexibilidade de horários em creches e escolas, rodízio de serviços, comércio e administração pública. Já a Holanda aprovou a lei de Adaptação do Tempo de Trabalho, em que o empregado tem a possibilidade de escolher a melhor forma de modular o seu expediente.

   No Brasil existem poucas iniciativas públicas nessa área. E as mulheres seguem tentando encaixar uma vida de 48 horas em 24. Uma pesquisa da Fundação Perseu Abramo mostrou que 96 % das representantes do sexo feminino que trabalham fora são também as principais responsáveis pelas tarefas domésticas. Ainda está para nascer quem vai inventar a fórmula mágica para esticar o tempo e conseguir o milagre de multiplicar a paz entre as pessoas e as agendas. Alguns truques, no entanto, ajudam.

   Dois grandes especialistas no assunto – Fernando Henrique da Silveira Neto, professor da PUC do Rio e consultor do MVC Instituto de Estratégia e Humanismo, e Rosa Albade Bernhoeft, da Alba Consultoria de São Paulo, especializada em gestão do tempo e planejamento de vida – dão dicas de como economizar alguns minutos em várias situações e fazer uma poupança que pode render boas horas no final do dia.

 

1 – ABANDONE OS PENDURICALHOS

     No trabalho, faça todos os dias algumas perguntas fundamentais: estou fazendo o melhor para o momento ou muito mais do que é necessário? Venho cumprido o essencial ou apenas “enfeitando”?  Os penduricalhos que não atendem ao essencial são esforço inútil e consomem uma quantidade de energia.

 

2 – EVITE PALAVRAS AO VENTO

     Observações negativas ou genéricas nunca resolvem problemas e podem alongar demais a discussão. Se for criticar, já tenha a solução na manga.

 

3 – IMPONHA LIMITES AO PERFECCIONISMO

     Preocupar-se demais com  os detalhes só para agradar ao chefe pode incomodar. Calcule se o esforço realmente vai acrescentar algo de afetivo.

 

4 – DRIBLE E FOFOCA

     Mexericos são a forma mais inglória de jogar seu valioso tempo no cesto de lixo. Para se livrar do fofoqueiro, pergunte: “Posso dizer que você me contou?” “Por que você não fala com a pessoa envolvida?” Vai ver como se livrar bem rapidinho desse ladrão de tempo.

 

 

5 – ORDENE OS COMPROMISSOS

     Abuse dos bilhetes autocolantes para lembrar os compromissos. Cumprida a tarefa, jogue-os fora.

 

6 – USE A AGENDA

     Crie o hábito de anotar os compromissos na agenda e cumpra o que definir. Pesquisas provam que investir oito minutos no planejamento do dia seguinte resulta numa poupança de uma hora durante o dia.

 

7 – TRACE METAS

     Seus objetivos deverão ser revistos a cada três meses. Verifique também se seu tempo está sendo bem aproveitado, do ponto de vista das metas estabelecidas.

 

8 – ORGANIZE O ESCRITÓRIO

   Nunca deixe acumular pilhas de papéis sobre a mesa. Crie um lugar para cada objeto, use gavetas, fichários, pastas etiquetadas de diversas cores para facilitar a identificação. Quanto mais rápido achar o que procura, mais tempo vai economizar.

 

9 – PARE, OLHE, PENSE

     Jamais tome decisões importantes sem refletir. Conceda-se 30 minutos de silêncio em sua sala, peça para não ser interrompida e medite sobre qual o melhor caminho a seguir. Se precisar, pense 24 horas sobre o assunto.

 

 

10 – DELEGUE TAREFAS

   Não queira fazer tudo sozinha. Treine seus assistentes para que executem as tarefas como você desejar. Dê mais autonomia aos funcionários para resolver imprevistos. Essa dica vale para sua casa também: ensine a empregada a arrumar as malas, organizar gavetas, anotar recados.

 

11 – DÊ UM UPGRADE NA MÁQUINA

   Computador pode ser um atraso de vida, ou não. Se perceber que sua máquina está lenta, é hora de limar dezenas de arquivos velhos e desnecessários. Ou de chamar um técnico para aumentar a memória. E, ao menor sinal de problema, busque o suporte. Computador que trava é encrenca e você pode perder muito tempo com isso.

 

12 – ANTECIPE O DIA SEGUINTE

   Antes de se deitar, separe o que vai levar para o trabalho no dia seguinte: laptop, agenda, livro, celular. Às vezes, pela manhã, as situações se complicam e já começa a perda de importantes minutos. O mesmo vale para as roupas, sapatos e bolsas.

 

 

13 – APROVEITE OS INTERVALOS

   Enquanto espera começar a reunião que atrasou ou o cliente chegar, não fique à toa. Leia relatórios, cheque mensagens, telefonemas e e-mails.

 

14 – ACEITE A REALIDADE

   O dia é todo seu. A análise do uso do tempo por executivos indica que apenas 60 % do dia é empregado em atividades programadas. Nos outros 40 %, encaixam-se os imprevistos. Tenha jogo de cintura para que esses danados não desmontem seu planejamento.

 

15 – FOQUE AS RECLAMAÇÕES

   As reivindicações, suas ou de seus subordinados, devem ser objetivas. Não caia na verborragia genética. Tente fazer perguntas-chave:

. Qual é especificamente a situação que está causando incômodo ou frustração?

. O que de fato aconteceu? (onde, como, quem, etc.).

. A quem compete resolver a questão?

 

16 – CONTROLE AS REUNIÕES

   É comum ouvirem as pessoas comentarem que passaram que passaram horas em reuniões sem que chegasse a lugar algum. Para torná-las produtivas:

. Predetermine o tempo de duração e respeite-o.

. Faça uma síntese, por exemplo: “Estamos aqui para...” ou “Falta um último assunto...”.

Relembre o que quer como produto final da reunião.

. Pontue: “Vamos usar os próximos cinco minutos para...”.

 

17 – CRIE HÁBITOS

   Solucione pequenos contratempos com ações objetivas. Por exemplo, se você costuma perder cinco minutos procurando a chave do carro antes de sair, mecanize a ação. Pendure um porta-chaves atrás da porta e a mantenha sempre no mesmo lugar.

 

18 – TERMINE O QUE COMEÇAR

   O que fica inacabado consome tempo. Quando voltar à tarefa, terá de retomar todo o raciocínio, além do que o assunto vai martelar a sua memória enquanto não estiver finalizado. Portanto, evite deixar trabalho pela metade.

 

19 – VIVA MELHOR

   Comenta-se que tempo é dinheiro. Mas tempo é saúde, alegria e bem estar. A equação de salvar tempo só tem valor se o resultado for mais qualidade de vida.