ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Definição:
É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
O
Gerente de Informática e o seu tempo:
Um dos maiores problemas,
para todos e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.
Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo , ao invés de ser por ele dominado.
Passos fundamentais para se alcançar um melhor uso do tempo:
Ø
Quantificar
como ele é utilizado atualmente;
Ø
Eliminar
os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;
Ø Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.
O gerente pode tentar classificar as atividades que
dominam o seu dia, como:
Ø
Documentação
– para leitura / assinatura;
Ø
Entrevistas
– envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;
Ø
Reuniões
– envolvendo três ou mais pessoas;
Ø
Telefonemas
– recebidos e emitidos.
A seguir, verifique
quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem
ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a
outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe
roubando preciosas horas.
Alguns pontos de estrangulamento detectados:
Ø
Reveja
se realmente é necessário lidar com toda a papelada;
Ø
Estabeleça
horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;
Ø
Agende
e divulgue as reuniões;
Ø Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário.”
É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.
O que fazer com o tempo ganho?
Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então :
Ø
Leia
aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;
Ø
Pare
e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as
novas admissões;
Ø
Redescubra-se
como gerente e como pessoa;
Ø
Procure
concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
Ø
Pense
na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
Ø
Reveja
os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à
novas tecnologias;
Ø Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.
Até agora vimos todas
as características para que um gerente de informática administre melhor o seu
tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de gerente de qualquer
área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.
Benefícios obtidos com uma melhor administração do tempo:
Ø
Desenvolve
uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;
Ø
Permite
aproveitar mais a vida;
Ø
Possibilita
maior domínio e controle do trabalho;
Ø
Evita
pressão interna e pressões externas;
Ø
Segurança
e objetividade do trabalho;
Ø
Aumenta
a produtividade;
Ø
Mantém
o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
Ø Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.
A pessoa que não
administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que
fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente
a outra reclamando que não teve tempo para nada.
Fatores a serem observados que contribuem para modificarmos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:
Ø
Estamos
dando o tempo certo às coisas realmente importantes ?
Ø
Estamos
mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de
inovação de longo prazo ?
Ø
Nossas
atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas?
Ø
As
interrupções desnecessárias estão sendo permitidas?
Ø
Estamos
realizando tarefas desnecessárias?
Ø
Estamos
pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las?
Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.
Desperdiçadores do tempo:
Ø
Não
definição / Classificação das metas;
Ø
Não
fazer plano diário;
Ø
Prioridades
não claras/ falta prioritização ;
Ø
Alteração
constantes de ordens e de prioridades;
Ø
Não
antecipar prováveis acontecimentos futuros
e não se preparar para eles;
Ø
Não
se prevenir contra problemas rotineiros;
Ø
Empreendendo
mais do que pode menos estimativa de tempo não realista;
Ø
Sobrecarga
de trabalho;
Ø
Atrasos;
Ø
Barulho;
Ø
Desorganização
pessoal;
Ø
Arquivos
desorganizados;
Ø
Responsabilidade
e autoridades confusas;
Ø
Não
se ajustar a mudanças;
Ø
Treinamento
deficiente;
Ø
Excesso
de controle e Reuniões improdutivas;
Ø
Fazer
eu próprio / não delegar;
Ø
Não
saber dizer não ;
Ø
Excesso
de material para ler;
Ø
Excesso
de comunicação;
Ø
Falta
de comunicação;
Ø
Inexistência
de padrões / critérios;
Ø
Falta
de diretrizes;
Ø
Não
adaptação / resistências à mudanças.
Conclusão:
O Tempo é um recurso
precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois
ele proporciona oportunidades iguais para todos.
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