O PowerPoint foi desenvolvido por engenheiros como uma ferramenta para ajudá-los a se comunicar melhor com a equipe de marketing e vice-versa.

Esta é uma ferramenta excepcional porque permite uma comunicação verbal muito densa. Sim, você poderia enviar um memorando, mas ninguém lê estes documentos mais. À medida que as empresas estão ficando cada vez mais ágeis, nós precisamos de uma forma de comunicar nossas ideias de um grupo para outro. É neste ponto que entra o PowerPoint.

Esta poderia ser a ferramenta mais poderosa do seu computador. Mas não é. Inúmeras inovações falham porque os apresentadores usam o PowerPoint da maneira que a Microsoft quer que eles usem, ao invés de fazerem da maneira correta.

Transferência da emoção A comunicação se refere à vontade de fazer com que os outros entendam e adotem o seu ponto de vista, para ajudá-los a entender por que você está empolgado (ou triste, ou otimista, ou qualquer estado emocional que você esteja no momento). Se tudo o que você quer fazer é criar um lista de fatos e figuras, então cancele a apresentação e envie um relatório.

Nossos cérebros têm dois lados. O lado direito é ligado às emoções, músicas e mudanças de humor. O lado esquerdo, por sua vez, é ligado à destreza, fatos e a informações de funcionamento do corpo. Quando você vai fazer uma apresentação, as pessoas querem usar as duas partes dos seus cérebros.

Então, elas usam o lado direito para julgar a forma com que você está falando e se vestindo, além da sua linguagem corporal. Frequentemente, as pessoas chegam a uma conclusão a respeito da sua palestra a partir do tempo que você gasta no segundo slide. Depois disso, pode ser tarde demais para que as suas listas com marcadores façam alguma coisa para salvar a sua apresentação.

Você pode destruir um processo comunicativo com fatos que não são comprovados ou com raciocínios que não fazem muita lógica. Mas você pode completar o processo com as emoções. Lógica não é suficiente.

Audiências internas Se todas as pessoas que estão na sala concordassem com você, não seria necessário fazer uma apresentação, certo? Você poderia economizar muito tempo imprimindo um relatório de uma página e entregando para cada uma das pessoas. Mas não, a razão pela qual você faz uma apresentação é a negociação, é para defender o seu ponto de vista, para vender uma ou mais ideias.

Se você acredita na sua ideia, venda-a! Faça o seu ponto de vista o mais convincente possível e alcance o que você foi buscar. Sua audiência vai te agradecer por isso, pois, lá no fundo, todos nós queremos ser comprados. Para isso, existem alguns componentes que são essenciais para uma apresentação excepcional:

Faça cartões de memorização: não os coloque em tela, fique com eles em mãos. Você pode usar os cartões como forma de garantir que você diga tudo o que tinha sido planejado.

Faça slides que consolidam a sua fala, e não que a repete: os slides devem demonstrar, com provas emocionais, que o que você está dizendo é a verdade. Se for falar sobre a poluição em Houston, por exemplo, invés de apresentar quatro marcadores de dados sobre a saúde ambiental da cidade, por que você não lê os dados e apresenta fotos de vários pássaros mortos, fumaça e uma imagem de pulmões infectados, por exemplo? Isto é trapaça! Não é justo! Mas funciona.

Crie um documento escrito: escreva com o máximo de informações e notas de rodapé você quiser. Quando começar a apresentação, diga ao seu público que você irá entregar os detalhes da palestra posteriormente, para que eles não precisem fazer anotações durante a apresentação. Lembre-se, o seu foco deve ser em fazer uma venda emocional. O documento é uma prova para ajudar os intelectuais que estão te assistindo a aceitarem as ideias que você vendeu emocionalmente para eles. É importante não entregar o material escrito no início da palestra! Se você fizer isso, as pessoas vão ler o documento durante a apresentação e vão te ignorar. Invés disso, o seu objetivo é fazer com que eles se sentem na cadeira, confiem em você e aceitem os pontos emocionais e intelectuais que você está apresentando.

Crie um círculo de feedback: se a sua apresentação de PowerPoint for para uma aprovação de projeto, entregue para as pessoas um formulário de aprovação do projeto para feedback, para que não tenha nenhum tipo de ambiguidade sobre o que vocês concordaram na apresentação. A razão pela qual você está fazendo uma apresentação é para realizar uma venda. Então, faça isso. Não saia sem o “sim”, ou pelo menos com o compromisso de uma data para respostas futuras.

Existem ainda cinco regras rápidas que você precisa manter em mente para criar apresentações de PowerPoint brilhantes:

O sucesso é fácil de descrever: você projeta um novo slide de PowerPoint e as pessoas têm reações emocionais despertadas. Elas se sentam direito nas cadeiras e se mostram curiosas para saber o que você tem a dizer a respeito daquela imagem projetada. Então, se você fizer tudo certo, conforme planejado, todas as vezes que as pessoas pensarem sobre o que você falou, eles vão visualizar a imagem, e vice-versa.

Claro, este é um jeito diferente do que o que a maioria das pessoas costuma fazer. Mas todas as outras pessoas estão ocupadas defendendo ostatus quo – o que é fácil –, enquanto você está ocupado apresentando ótimas inovações, o que é muito mais difícil.