Por Fábio Bandeira de Mello

 

Reunião, trabalho, família, internet, saídas, e-mails, tecnologia, relatório, informação... Você já reparou quantas coisas precisamos dar atenção em nosso dia-a-dia?

E claro, manter o foco e não se distrair em diversas dessas atividades, principalmente no trabalho, é um desafio constante para a maioria das pessoas. Mas há solução. Isso quem garante é Luciano Meira, vice-presidente da FranklinCovey Brasil, empresa especializada na performance profissional e empresarial.
De acordo com o consultor existem cinco escolhas que podemos tomar para elevar a nossa produtividade ao extraordinário. Pasmem, trabalhar demais não é uma delas. "É um engano achar que ser produtivo é trabalhar sem parar", alerta Luciano.
O Administradores.com conversou com o consultor para descobrir algumas dicas de como o profissional pode ter mais foco em seu dia-a-dia e quais são as cinco escolhas para a produtividade extraordinária. Confira!

Cada vez mais as pessoas tem dificuldade de aumentar o foco e manter a sua atenção. Qual é a chave para o profissional melhorar a sua produtividade?

Tem que fazer escolhas sábias. Começa com o entendimento daquilo que tem valor. O que é que tem valor em sua vida? Se você definir isso com muita clareza, comece a focar mais o seu tempo, sua energia, a sua mente e a sua concentração nisso. Quando o ser humano quer - e ele foca - as coisas acontecem. A história é a prova disso. Tudo o que o ser humano fez de interessante, de diferente, extraordinário surgiu de alguém que conseguiu colocar foco naquilo.
Para sermos produtivos hoje, não podemos pensar em uma simples gestão do tempo, mas sim em uma gestão da produtividade pessoal. E temos cinco escolhas que nos levam a essa produtividade pessoal maior.

Quais são essas cinco escolhas para aumentar a produtividade?

Primeiro: cuidado com as urgentes. Hoje estamos em uma crise. As pessoas estão confundindo urgência com importância como se fosse a mesma coisa, mas não é. Muito do que fazemos com cara de urgência, não vai nos levar a lugar nenhum. Nós temos até uma matriz do tempo, bastante conhecida, tem quatro quadrantes revelando a urgência e a importância de cada tarefa. E o quadrante que nós devemos aumentar é o quadrante 2 que são as tarefas importantes e não urgentes (veja foto abaixo). Então, preparação, planejamento, estudo, relacionamento com as pessoas, essas questões são essências para aumentar a produtividade.

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Colocar tudo como urgente desgasta mais o profissional, então?

Não só isso. Se você vive uma cultura de urgência, além de se desgastar, você não alavanca grandes resultados. A urgência está associada a apagar incêndio. Ninguém constrói nada fantástico apagando incêndio. A construção de projetos significativos depende de coisas não urgentes que são importantes.

Essa foi a primeira escolha. E as outras?

A segunda é buscar o extraordinário, achar algo que faça a diferença para você. É um trabalho de autoconhecimento. Eu diria que uma pessoa que está muito em dúvida sobre o que ela quer fazer sobre sua vida, tem dificuldade de ser produtiva nos dias de hoje.

Então, no caso, a produtividade tem que estar ligada a metas?

As metas realizadoras para o indivíduo e importantes para as empresas também. Geralmente quando os dois andam juntos é que a coisa acontece melhor.

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Sobre a terceira escolha...

A terceira escolha é você programar o seu tempo. Aí já é uma habilidade. Como você faz o planejamento da sua semana, de seus dias? Você usa uma agenda, uma ferramenta eletrônica? Hoje em dias as pessoas estão usando o Outlook, o Google como ferramentas de gestão do tempo. É preciso planejamento semanal e diário. Planejamento semanal tem a ver com pensar as prioridades em cada papel e alocar o tempo antes da semana começar. Não comece a sua semana sem você saber as prioridades que deve realizar.

Sobre essa questão da produtividade, um dos grandes vilões é o e-mail. As pessoas param muito tempo nele.

Isso faz muito parte da 4ª escolha. Como domino minha tecnologia. Porque a tecnologia é uma faca de dois gumes. Eu posso melhorar ou piorar a minha produtividade. Usada sem muita consciência, a tecnologia atrapalha, você se dispersa. Por exemplo, você conhece algum viciado em tecnologia? Será que ela é uma pessoa que está sendo muito produtiva? Pense nisso depois... Geralmente o vício na tecnologia não é um bom caminho para a produtividade.

Mas há formas de tentar resolver essa questão, pelo menos no e-mail?

Com certeza. Existem regras que você pode colocar para evitar a chegada de spams em sua caixa. Ativar essa regra é uma maneira de ganhar muito tempo. Arquivar automaticamente aquilo que você não vai ler agora é outra forma. Você cria pastas e o sistema de e-mail vai colocar o arquivo nelas sem que chegue em sua caixa de entrada.
Outra coisa, por exemplo, é arrastar e-mails de reuniões direto para o calendário. O ideal já é transformá-lo em um compromisso. Então, existem várias práticas e ações que você pode fazer para melhorar a sua produtividade com a tecnologia. O que você não deve fazer é ficar muito passivo e deixar que a tecnologia atue sobre você. Tem gente que acha que passar o dia inteiro na caixa de e-mail é produtivo. Essa é uma das maiores armadilhas e mitos que vivemos hoje.

Ainda em relação ao e-mail: um profissional que recebe um volume grande diariamente deve olhar a caixa de entrada quantas vez por dia? O que você recomenda?

Existem algumas recomendações nesse sentido, mas não tem uma regrinha, uma receita fixa para todo mundo. Existe sim uma ideia que você não deve ver o dia inteiro. Um bom exemplo seria aquele executivo que vê o e-mail pela manhã, após o almoço e no final do dia. Ele não vê o dia inteiro, porque ele tem mais coisas a fazer. Ele se regra e cria os horários para responder. Interessante que, quando você cria essa regra para você mesmo, naturalmente, acaba educando os outros sobre isso. Elas sabem que você vê e-mail em alguns horários e que não adianta ficar esperando o e-mail antes daquele período. Então, é isso, ter limites. O ideal é ver menos vezes. Eu diria quer uma ou duas vezes por dia está de bom tamanho.

Chegamos, então, a quinta escolha. Qual seria ela?

É a energia. Energia tem a ver com se cuidar. Você realimentar a sua energia todo dia e toda a semana. Um esporte é muito importante, você se alimentar de maneira adequada também. Existem, inclusive, alimentos que aumenta o nível energético e, têm alimentos que tiram energia. Você relaxar, ter uma vida espiritual mais profunda. Tudo isso pode ajudar você a aumentar o seu nível energético e, por tanto, sua capacidade produtiva.

Então o descanso também é uma forma de ser produtiva?

Claro! É um engano achar que ser produtivo é trabalhar sem parar. Seria a mesma coisa dizer que eu vou chegar a um lugar bem distante dirigindo o dia inteiro, sem parar para abastecer. Não, a gente tem que parar para abastecer para chegar ao local.

Agora que você falou sobre as cinco escolhas. Para encerrar: como um líder pode colocar a produtividade como algo agregado a cultura da empresa?

Acredito que está muito relacionado ao que falamos sobre a implamentação da cultura do quadrante 2. Nessa matriz podemos separar entre as coisas importantes e não urgentes. Exemplo: preparação, prevenção, treinamento de pessoas, delegação. É importante conseguir transmitir isso para a equipe. É aquela questão: como é que você vai ter realização de tarefas de qualidade, entrega no prazo, com todas as especificações que o cliente deseja, dentro do custo e sem retrabalho? Todo líder tem que pensar nisso e uma excelente solução é trabalhar essa cultura de quadrante 2.